مسؤول عمليات

(الميزانية والمالية، الموارد البشرية والمشتريات)

26 أيار/مايو 2016

نوع العقد: تعيين محدد المدة

الدرجة: NOA (تعادل درجة P2 – حسب التوظيف المحلي لسلّم الوظائف في الأمم المتحدة)

المدة: سنة واحدة

الموعد النهائي للتقديم (منتصف الليل بتوقيت روما): 10 يوينو / حزيران 2016

لمحة عامة عن المهام الوظيفية

تحت قيادة وإشراف الممثل الإقليمي لإيكروم في الدول العربية، ومدير المركز الإقليمي لحفظ التراث الثقافي في الوطن العربي (إيكروم-الشارقة)، الإمارات العربية المتحدة، سوف يشارك المسؤول الذي سيشغل هذا المنصب في كافة الأمور الإدارية والتشغيلية للمركز، ويتضمن ذلك إدارة الموارد البشرية، الإدارة المالية وإدارة المكتب، فضلاً عن المشتريات، بهدف المساهمة في تنفيذ أهداف البرنامج الخاص بإيكروم – الشارقة، وذلك بالتوافق مع القواعد واللوائح الخاصة بإيكروم.

ولهذه الغاية، سوف يقوم المسؤول الذي سيشغل هذا المنصب بما يلي:

  1. مساعدة الممثل الإقليمي لإيكروم في الدول العربية، ومدير المركز الإقليمي لحفظ التراث الثقافي في الوطن العربي (إيكروم-الشارقة)،  ومكتب الإدارة في المكتب الرئيسي في روما، إيطاليا، في التأكد من تحقيق إدارة تشغيلية فعالة للشؤون المالية، وإدارة الموارد البشرية، والمشتريات، والخدمات اللوجتسية والمعلوماتية، ضمن مركز ايكروم – الشارقة، وذلك بالتوافق مع القواعد واللوائح الخاصة بايكروم.
  2. ضمان تدفق مستمر ومتواصل للمعلومات بين المكتب الإقليمي والمكتب الرئيسي، تحت إشراف مسؤول الإدارة في روما، وضمان التفاعل المستمر وتحقيق المواءمة في تنفيذ الإجراءات التنظيمية والإدارية ضمن المكتب الإقليمي.
  3. الإشراف على عملية التخطيط، ومتابعة النفقات ومراجعة الموارد المالية وفقا للقواعد واللوائح والسياسات والاستراتيجيات المتبعة في إيكروم:
  • تقديم الخبرة المهنية والدعم الفني لإدارة المكتب والموارد المالية للبرامج من خلال ممارسة ضوابط مالية مناسبة؛
  • تقديم التقارير لكل من المدير ومسؤول الإدارة في روما، ضمن الوقت المحدد حول الممارسات والبنى القائمة؛ وطلب المشورة من فريق العمل الإداري والمالي في المكتب الرئيسي عند الضرورة؛
  • مراقبة موارد المشاريع والتأكد من عملية إنفاق التمويل بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، بما في ذلك جميع المدفوعات المباشرة من المشروع؛
  • المساعدة في معالجة الفواتير والتعويضات المستحقة بالتنسيق مع المكتب الرئيسي؛
  • التأكد من تحديث السجلات المالية والإدارية للمشاريع بشكل مستمر ودقيق، من خلال المتابعة الدورية مع المكتب الرئيسي؛
  • الحفاظ على قاعدة بيانات دقيقة من المعلومات التي تتضمن كافة المعاملات والتحويلات المالية وسجلات المدفوعات للمنح التي تديرها ايكروم – الشارقة؛
  • المساعدة في إعداد تقارير الميزانية للمجلس الاستشاري للمركز، وغيرها من الاجتماعات التمثيلية أو الإدارية؛
  • تقديم المساعدة للمدير في نشر التقارير المالية للمركز؛
  1. المساهمة من الناحية الفنية في تقديم خدمات الموارد البشرية وفقا للقواعد واللوائح والسياسات والاستراتيجيات المتبعة:
  • تقديم الخبرة الفنية والدعم لعمليات التوظيف وإدارة العقود بتواصل وثيق مع مسؤول الإدارة، والتنسيق عند الضرورة مع الطاقم الإداري في المكتب الرئيسي؛
  • الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بحضور الموظفين، والإجازات، وسجلات غياب الموظفين، وفقا للقواعد واللوائح المعتمدة في ايكروم؛
  1. الإشراف على عمليات الشراء وفقا للقواعد واللوائح والسياسات والاستراتيجيات المتبعة:
  • إدارة توفير السلع والخدمات للمكتب الإقليمي والمشاريع، بالاعتماد على الإجراءات المؤسساتية القائمة بشأن مراجعة التعاقد الثانوي، ومنح العقود، وتقييم فعالية التكاليف، وإدارة المفاوضات بهدف الوصول إلى الاتفاقيات النهائية؛
  • تقديم التوصيات الفنية الخاصة بالمشتريات ضمن أي مشروع، بما في ذلك إدارة علاقات الموردين؛
  • ضمان مراقبة مناسبة لعملية الجرد لتحديد الموجودات والمطلوبات للمركز، (بما في ذلك الحفاظ على سجل للمعدات والأثاث والكتب في المكتبة)، وفقا للإجراءات والقواعد المتبعة في إيكروم، وبالتنسيق الوثيق مع المكتب الرئيسي للمنظمة.
  1. المساعدة في الواجبات الإدارية الأخرى، بما في ذلك إعداد أشكال مختلفة من مواد التواصل (كجدول الأعمال للاجتماعات، والعروض التقديمية، والوثائق الداعمة، الخ) وتوزيعها للجهات المختصة، والقيام بالتنسيق وتنظيم الفعاليات، وتنسيق المشاريع الخاصة ومهام أخرى يمكن أن يكلف بها؛
  2. القيام بأي مهام أخرى تتناسب مع المهام الخاصة بالشاغر الوظيفي، بناء على طلب من مدير المركز.
  1. مهام أخرى:
  • تمثيل إيكروم – الشارقة عند الطلب، في الاجتماعات مع مكاتب الأمم المتحدة والمؤسسات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة، فضلاً عن غيرها من الشركاء في العمل؛
  • تقديم تقرير، على الأقل بشكل أسبوعي، حول كافة الأنشطة التشغيلية والإدارية، وتحديد المشاكل المحتملة واقتراح الحلول المناسبة؛
  • ضمان توفير كافة الوثائق والتقارير الرئيسية التي تتعلق بالمنصب الوظيفي؛
  • الاستعداد للمشاركة بجدية وفعالية في تطبيق نظام المعلومات الجديد لإيكروم الخاص بالإدارة المالية (SAP) فضلا عن مشاريع نظم المعلومات الإدارية الأخرى؛
  • الاستعداد للسفر والعمل لساعات طويلة عند الضرورة.

المؤهلات المطلوبة

التعليم

 

  • شهادة جامعية متقدمة (درجة الماجستير أو ما يعادلها) في إدارة الأعمال أو الإدارة، ولا سيما في المجالات المرتبطة بهذا المنصب (الميزانية والمالية). يمكن القبول بشهادة جامعية من المستوى الأول إن كانت مرفقة على الأقل بخمس سنوات إضافية من الخبرة المؤهلة.
  • شهادات دراسية أخرى أو تدريب متوسط الأمد في التخصصات ذات الصلة بهذا المنصب هي من الأمور المرغوب توفرها لدى المتقدم.

الخبرة العملية

  • يطلب ما لا يقل عن خمس سنوات من الخبرة المهنية والمسؤولية التدريجية ذات الصلة، ويفضل أن تكون ضمن المؤسسات والمنظمات الدولية، أو الدولية – الحكومية، أوالحكومية.
  • يفضل أن يكون المتقدم قد قام بتنفيذ مهام متقدمة على مستوى المنظمات الدولية، أو الدولية – الحكومية.
  • معرفة النظام الموحد للأمم المتحدة هو عامل مساعد.
  • الخبرة المهنية المكتسبة في بيئات متعددة الثقافات.

المهارات / الكفاءات

  • المعرفة والالتزام بمجال العمل، والرؤية، والتخطيط الاستراتيجي، والأولويات الخاصة بمركز إيكروم.
  • القدرة على القيادة في مجال الخبرة هي من الأمور المطلوبة لهذا المنصب، لا سيما فيما يتعلق بشؤون الميزانية والمالية، بما في ذلك إدارة المنح، وكذلك القدرة على بناء الثقة والعمل ضمن الفريق في بيئة متعددة الثقافات، مع مراعاة واحترام هذه التعددية.
  • مهارات عالية ومتطورة في التنظيم، بما في ذلك وضع الخطط والأولويات، فضلا عن تنفيذها على نحو فعال.
  • المرونة في النهج المتبع، والقدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد المحددة لتنفيذ الأعمال، والقدرة على العمل بكفاءة.
  • القدرة على التواصل الفعال شفهيا وخطيا باللغتين الإنجليزية والعربية، مع التأكيد على توفر مهارات ممتازة في الكتابة والصياغة.
  • القدرة على تنسيق جدول أعمال متقدم، والقيام بالبحث والترتيبات اللوجستية اللازمة وفقا للممارسات والإجراءات المقبولة، كل ذلك ضمن فترات زمنية محددة وصارمة.
  • امتلاك مستوى متقدم في مهارات تكنولوجيا المعلومات: Microsoft Office (وخاصة مهارات متقدمة باستخدام برنامج Excel)، Access, SAP, BI/BO أو غيرها من أنظمة الإدارة المماثلة.
  • الحكم السليم، وامتلاك قدرات فكرية وتحليلية متميزة، وإحساس عالٍ بالموضوعية، والنزاهة المهنية، والدبلوماسية والكياسة والذكاء السياسي.
  • القدرة على بناء وصيانة وتعزيز علاقات العمل مع السلطات الوطنية / المحلية، والمؤسسات الثقافية، والمؤسسات الدولية-الحكومية، والمنظمات غير الحكومية والمؤسسات الخاصة ذات الصلة.
  • القدرة على التكيف مع تغير العمليات على مستوى الإدارة، ووجود معرفة مسبقة حول إدارة منظمة دولية-حكومية مسؤولة أمام هيئات إدارية حكومية.
  • القدرة على بناء العلاقات التعاونية المؤسساتية، والشراكات المالية والشبكات ضمن دولة الإمارات العربية المتحدة.
  • تمثيل المنظمة مع شركائها الماليين والمؤسساتيين بطريقة مهنية.
  • توفر المهارات اللازمة والخبرة في التعامل مع المبادرات المعقدة والصعبة، والجهات المتعددة المؤثرة في عمل المؤسسة، والتي تتطلب الكثير من البراعة والدبلوماسية والوعي بالحساسيات السياسية.

اللغات

  • معرفة ممتازة ومهارات متفوقة في اللغة العربية واللغة الإنجليزية هي مطلب رئيسي يجب توفره عند المتقدم.
  • معرفة باللغة الأخرى للمنظمة (الفرنسية) هو أمر مرغوب به للغاية.